Система внутрифирменного обучения сотрудников Отделения ПФР по Республике Татарстан и территориальных Управлений ПФР

Основные направления (формы) внутрифирменного обучения персонала в Отделении ПФР по Республике Татарстан

1. Очное обучение

• Семинары по направлениям деятельности.

Проводятся с определенной периодичностью в соответствии с утвержденным годовым Планом обучения по различным направлениям деятельности: пенсионно–социальное обеспечение, пенсионное страхование, администрирование страховых взносов, автоматизация технологических процессов, кадровое, юридическое обеспечение деятельности органов ПФР.

В рамках оптимизации бюджетных расходов в 2015 году проведение учебных семинаров активно смещается в режим двухсторонней видеоконференцсвязи с использованием системы «POLICOM». Принципы проведения учебных занятий при этом не меняются, сокращаются материальные и физические затраты, появляется возможность максимального «прямого» охвата слушателей из УПФР.

Наряду с теоретическим и практическим преподнесением материала сотрудниками Отделения активно вводится опыт выступлений руководителей подразделений УПФР, освещающих проблемы по тем или иным вопросам и пути решения их Управлениями «на местах». При этом растет профессиональная культура руководителей среднего и высшего звена УПФР. Вырабатывается умение грамотно формулировать проблемы перед аудиторией, побуждать слушателей к обсуждению проблем, предлагать пути их решения, делать выводы, прогнозировать развитие ситуации.

• Базовое обучение вновь принятых сотрудников

Ежеквартально для вновь принятых сотрудников пенсионно-социального блока,  в соответствии с их специализацией, проводится очное базовое обучение по специально разработанной программе. Обучение проводится на базе лидирующих УПФР г.Казани и республики. Базовый курс обучения сочетает теоретическую часть и практические занятия.

• Стажировки по направлениям деятельности

Ежегодно по специально разработанным плану и программе сотрудники управлений ПФР, имеющих недостаточные показатели по тому или иному направлению деятельности, проходят стажировку (по обмену опытом) в лидирующих УПФР республики. Стажировку проходят сотрудники по направлениям деятельности: персонифицированный учет, администрирование страховых взносов, пенсионно-социальное направление. Проводимое анкетирование показывает, что данная форма обучения является эффективной, интересной, продуктивной для обеих участвующих сторон: как принимающей, так и  обучающейся.

Дополнительное очное обучение

• Семинары-практикумы.

Очное обучение также проводится в виде семинаров-практикумов (или циклов семинаров-практикумов) на развитие управленческих и коммуникативных умений. Контингент участников обучения: вновь назначенные руководители среднего и высшего управленческого звена; сотрудники, зачисленные в резерв кадров; сотрудники подразделений выездных проверок; специалисты клиентских служб УПФР.  При проведении цикла семинаров-практикумов участники обучения выполняют самостоятельную работу, в ходе выполнения которой применяют полученные знания и умения в своей профессиональной деятельности, а на следующих занятиях обсуждаются возникающие вопросы и находятся наиболее верные пути их решения. По окончании цикла семинаров-практикумов участники обучения получают сертификат о прохождении обучения с указанием тематики курса.

• Деловые игры

Деловые игры проводятся для всех категорий работников УПФР. В активе Отделения проведение деловых игр на темы «Повышение (формирование) лояльности сотрудников к организации», «Обмен опытом по направлению деятельности“,» «Отработка взаимодействия между структурными подразделениями», «Если бы я был начальником». По предложениям и запросам УПФР на 2016 год проводится разработка новых тематических деловых игр.

• Круглые столы, фокус-группы.

Руководство Отделения ежеквартально проводит расширенные заседания Совета Отделения, на которые приглашаются начальники УПФР и их заместители, а также руководители структурных подразделений Отделения. 2-я часть таких мероприятий проводится по определенной программе в виде «круглых столов» или «фокус-групп», на которые выносится для обсуждения достаточно узкая проблематика по тем или иным вопросам и в обсуждении принимают участие непосредственно начальники УПФР.

• Психологические тренинги.

По специальному плану обучения проводятся психологические тренинги с вновь принятыми специалистами в рамках программы адаптации, с руководителями и специалистами клиентских служб, с сотрудниками, зачисленными в резерв кадров. Тренинги проводятся в сочетании минимума лекций с большим количеством интересных практических заданий.

2. Дистанционное обучение

С 2010 года в  Отделении ПФР по Республике Татарстан внедрена Система дистанционного обучения с удаленным доступом на основе свободно распространяемой в Интернете оболочки дистанционного обучения MOODLE. Система предполагает две формы доступа: парольный и гостевой. В настоящий момент в системе дистанционного обучения зарегистрированы с присвоением паролей все сотрудники УПФР и ОПФР. Администраторами и распорядителями ресурса, а также организационным центром являются сотрудники отдела кадров, занимающиеся учебно-методической работой. Структурные подразделения отвечают за контент разделов.

Дистанционное обучение проводится в основном по, так называемым, «обеспечивающим» направлениям деятельности. Ежегодно проводится дистанционное обучение по следующим тематикам: «Основы пенсионного законодательства» для новых сотрудников, «Основные направления финансово-экономической деятельности органов ПФР» для сотрудников финансово-экономических подразделений, курсы для работников контрактных служб и  членов комиссий по осуществлению закупок, для сотрудников, ответственных за работу со СМИ, кадровую, юридическую работу.

Преимущества дистанционного обучения:

1. исключаются финансовые затраты на проведение обучения;
2. появляется возможность охвата максимального количества сотрудников территориальных органов ПФР по направлению деятельности;
3. обучение не требует длительного отрыва от производства (программы составляются из расчета занятий 1 час в день).
4. ведется on-line контроль со стороны Отделения за прохождением обучения;
5. проводится on-line тестирование по окончании обучения.

Каждый курс дистанционного обучения завершается анкетированием слушателей с целью получения «обратной связи». Участники обучения делятся мнениями и предложениями по совершенствованию курсов. Результаты анкетирования показывают, что сотрудники УПФР всецело приветствуют дистанционную форму обучения, как современную, удобную, информативную и отвечающую потребностям в получении новых знаний, при этом обучающийся сотрудник продолжает выполнять свои функции на рабочем месте.

• Обучение новых сотрудников.

Первое свое обучение в органах ПФР в Республике Татарстан новый специалист начинает проходить практически с первого дня работы. Это стажировка на рабочем месте по специально разработанным программам по направлению его деятельности (программа «Стажер»), в которую входит: изучение общих положений пенсионного законодательства, необходимых в его непосредственной работе законодательных и нормативных актов, инструктивных и методических материалов, программных продуктов и получение других необходимых базовых знаний и навыков. Программы стажировок разработаны для всех направлений деятельности (всего таких программ 17), рассчитаны от одного до 3-х месяцев и постоянно актуализируются. Заканчивается стажировка прохождением профессионального компьютерного тестирования, результаты направляются в Отделение, где ведется база данных начинающих специалистов. Вся профессиональная стажировка нового специалиста проходит в рамках программы адаптации, под руководством опытного наставника (куратора).

Также все вновь принятые сотрудники проходят дистанционное обучение по программе «Основы пенсионного законодательства», включающую тематики по всем основным направлениям деятельности органов системы ПФР.

Ежеквартально для вновь принятых сотрудников пенсионно-социального блока,  в соответствии с их специализацией, проводится очное базовое обучение по специально разработанной программе. Обучение проводится на базе лидирующих УПФР г.Казани и республики. Базовый курс обучения сочетает теоретическую часть и практические занятия.

Значимость каждого нового специалиста в системе Пенсионного фонда подчеркивается традиционными ежегодными встречами управляющего с вновь принятыми специалистами, проведением неформального «круглого стола» с управляющим, в процессе которого каждый специалист может задать руководителю в любой форме интересующий его вопрос и получить исчерпывающий ответ. Самый интересный вопрос традиционно поощряется призом управляющего.

• Дистанционное тестирование.

1) Дистанционные курсы обучения заканчиваются on-line тестированием.

2) В целях получения  информации об усвоении материалов зональных очных семинаров всеми сотрудниками того или иного направления деятельности УПФР, в 2012 году введено «сплошное» on-line тестирования всех сотрудников того или иного направления УПФР в 2-х недельный срок после проведения обучения. Результаты тестирования анализируются в различных разрезах, и направляются курирующим руководителям подразделений ОПФР и начальника УПФР.

3) По заявке руководителей структурных подразделений ОПФР и УПФР.

• Библиотека учебно-методических материалов.

• Учебно-методические пособия;
• Материалы семинаров;
• Психологический практикум;
• Деловые отношения;
• Противодействие коррупции

Раздел «Учебно-методические пособия» включает подразделы соответственно направлениям деятельности, в которых находятся непосредственно методические пособия.

В разделе «Материалы семинаров» размещаются тексты выступлений и презентации лекторов после проведения очных семинаров. В строго отведенный срок все сотрудники направления деятельности изучают данные материалы и затем проходят on-line тестирование по изученным вопросам.

Раздел «Психологический практикум» включает следующие подразделы: самопознание, саморегуляция, работа над собой, восстановлению работоспособности, тайм-менеджмент, техники общения.

3. Обучение на местах

Большую долю образовательного процесса в Отделении ПФР по РТ составляет обучение сотрудников управлений ПФР «на местах». Оно включает:

• дистанционное обучение (обучающие курсы, стажировка начинающих специалистов, изучение учебно-методических материалов);
• учебу для специалистов по направлениям деятельности, проводимую руководителями структурных подразделений по материалам учебных семинаров в Отделении; по методическим и инструктивным материалам, направляемым из Отделения;
• обзорные занятия по изменениям в законодательстве Российской Федерации, проводимые юрисконсультами УПФР с использованием методических указаний юрисконсультов Отделения.
• техническую учебу по изучению новых версий справочно-правовых систем с привлечением специалистов фирм «Гарант», «КонсультантПлюс»;
• техническую учебу по углубленному изучению программных продуктов (Lotus/Notes, создание презентаций в Power Point, построение графиков и диаграмм в Excel и др.)
• заочную практическую учебу для руководителей и специалистов УПФР по применению пенсионного законодательства (выполнение заданий по практическим ситуациям с последующей проверкой и анализом в Отделении и разбором на занятиях в УПФР);
• изучение видеолекций ПФР по направлениям деятельности.

Организационно-методическое обеспечение внутрифирменного обучения

Разработан и утвержден управляющим Регламент организации учебно-методических мероприятий Отделения ПФР по РТ, в соответствии с которым основным регламентирующим документом является План обучения руководителей и специалистов ОПФР и УПФР на текущий год, утвержденный приказом ОПФР по РТ. В Регламенте прописаны все сроки подготовки учебного мероприятия, разграничены функции и ответственность структурных подразделений при подготовке и проведении данных мероприятий.

Проведение каждого учебного мероприятия оформляется приказом управляющего. В соответствии с данным приказом материалы учебного мероприятия размещаются в Библиотеке учебно-методических материалов, прописаны сроки, в которые в Управлениях должно быть проведена техучеба по материалам семинаров для всех сотрудников соответствующего направления деятельности. Определены сроки проведения on-line тестирования. Проводится входное и выходное тестирование. Результаты обрабатываются в различных разрезах, анализ тестирования направляется руководителям структурных подразделений. Также направляется анализ анкетирования участников семинара, из которого можно сделать определенные выводы для повышения качества проведения следующего тематического семинара по направлению деятельности.

Дистанционное обучение. Периодически снимается статистика обращений к учебно-методическим материалам, размещенным в Системе дистанционного обучения. Проводится анализ обращений, руководители структурных подразделений Отделения информируются о количестве обращений к пособиям того или иного УПФР, структурными подразделениями проводится дальнейший анализ и работа по представленной информации.

Определенную информационно-методическую поддержку обучению кадров оказывает специализированный фонд учебно-методической литературы, включающий книжные и периодические печатные издания, документы и материалы, распечатанные с помощью средств компьютерной техники, документы и материалы, хранящиеся в электронном виде. Учет книг и читателей ведется на базе адаптированного программного продукта «1С: Библиотека», определенный сегмент которого доступен каждому читателю на его рабочем месте для поиска и заявки выдачи необходимой литературы.

С целью мониторинга обучения кадров Отделением разработана и внедрена программа (региональная база данных) ведения персонального учета обучения работников ОПФР по РТ на основе технологии DB-2. Каждое территориальное управление ПФР и Отделение актуализируют свой сегмент базы данных. В базе данных отражается вся информация по учебной деятельности сотрудника, начиная с базового образования и включая любое учебное мероприятие, на котором сотрудник принял участие (семинары, повышение квалификации, подготовка, переподготовка, техучеба). Просмотр и анализ районного сегмента доступен ответственному сотруднику УПФР, а всей базы данных – только ответственным сотрудникам Отделения с возможностью получения актуальной информации по обучению персонала в различных разрезах.

Ежеквартальное анкетирование сотрудников Отделения и территориальных Управлений ПФР

На сотрудников Отделения и территориальных Управлений ПФР  ложится огромная, постоянно возрастающая морально-психологическая нагрузка. Отделением осуществляется целостный системный подход в усилении мотивационных и  стимулирующих составляющих в работе сотрудников, внедрении нововведений, направленных на усовершенствование и интенсификацию труда персонала. Однако сотрудниками эта системная работа может восприниматься в виде разрозненных фактов, отдельных явлений.

Отделение проводит целенаправленную политику на поддержание позитивного восприятия сотрудниками деятельности руководства ОПФР по Республике Татарстан. С этой целью проводится ежеквартальное анкетирование всех сотрудников Отделения и территориальных управлений ПФР.

Цель анкетирования – сформировать позитивное восприятие своей собственной организации, получить обратную связь (оценку персонала) по проводимым нововведениям. В зоне внимания ставятся вопросы, которые акцентируют внимание сотрудников на позитивных явлениях в профессиональной деятельности, а также стремлении руководства Отделения реализовать различные потребности сотрудников в неформальных (корпоративных, спортивных) мероприятиях.

Также каждому сотруднику предоставляется возможность через анкетирование выйти к руководству Отделения со своими предложениями и идеями, направленными на усовершенствование профессиональной деятельности и улучшению морально-психологического климата подразделений. Руководством проводится тщательный анализ таких предложений и идей, выделяются наиболее ценные и реализуемые, и затем, поручением управляющего, претворяются в жизнь.

В то же время, систематически проводимое анкетирование повышает так называемый производственный (профессиональный) интеллект сотрудников. Они стараются более широко увидеть производственный процесс, общие и частные проблемы, пытаются сами спрогнозировать те или иные явления, возникающие в профессиональной деятельности.

О результатах анкетирования и принятых решениях докладывается на ежеквартальных расширенных заседаниях Совета Отделения в присутствии всех начальников УПФР и руководителей подразделений Отделения.